Kennst du das? Dein Team arbeitet seit Jahren mit Dropbox, irgendwann hat mal jemand den Business-Account eingerichtet, und seitdem wächst die Ordnerstruktur munter vor sich hin. Irgendwo liegt ein Ordner Marketing_FINAL_v3_wirklich_final, in einem anderen hat die halbe Firma Zugriff auf Daten, die eigentlich nur die Geschäftsführung sehen sollte. Und jeden Monat flattern die Kosten dafür ins Haus – die übrigens gerne mal steigen, ohne dass sich der Funktionsumfang nennenswert ändert.
Wenn du dich hier wiederfindest, könnte es an der Zeit sein, über eine Alternative nachzudenken. Seafile ist eine leistungsstarke Open-Source-Lösung für Dateisynchronisation und -freigabe, die nicht nur günstiger ist, sondern auch deutlich mehr Kontrolle über deine Daten bietet – insbesondere wenn es um Berechtigungen und Struktur geht.
Warum Seafile statt Dropbox?
Bevor wir ins Eingemachte gehen, kurz die wichtigsten Gründe für den Wechsel:
Datenhoheit: Deine Daten liegen auf einem Server in der EU (z.B. bei server.camp in Nürnberg) statt auf den Servern eines US-Konzerns. Kein CLOUD Act, keine unklaren Datenschutzfragen.
Kosten: Dropbox Business schlägt schnell mit 12–18 € pro User pro Monat zu Buche. Seafile als Hosted-Lösung ist in aller Regel deutlich günstiger (z.B. 100€ / Monat für 1 TB Speicher und beliebig viele Personen) – und bei Self-Hosting sogar kostenlos.
Open Source: Der Quellcode von Seafile ist öffentlich einsehbar und wird von einer aktiven Community gepflegt und überprüft. Keine Black Box.
Berechtigungen: Und hier wird es richtig interessant – denn Seafile bietet ein Berechtigungssystem, das Dropbox in puncto Flexibilität alt aussehen lässt.
Was bietet Seafile?
Seafile ist ein ausgereiftes Open-Source-System für Dateisynchronisation und -verwaltung. Es bietet:
- Desktop-Clients für Windows, Mac und Linux zur Synchronisation
- Mobile Apps für iOS und Android (sogar mit automatischem Foto-Upload)
- Weboberfläche für den Zugriff von überall
- Versionierung von Dateien mit Wiederherstellungsfunktion
- Freigabe-Links mit Passwortschutz und Ablaufdatum
- Team-Bibliotheken mit feingranularen Berechtigungen
- Integration mit Office-Anwendungen wie OnlyOffice oder Collabora
Die Community-Version ist kostenlos und bietet bereits alle wichtigen Features, auch für Unternehmen und Teams.
Berechtigungen richtig nutzen: Gruppen statt Einzelfreigaben
Eines der größten Probleme bei gewachsenen Dropbox-Strukturen: Irgendwann hat jede:r Zugriff auf alles, weil Ordner über die Jahre hinweg wild an einzelne Personen freigegeben wurden. Wer da noch den Überblick hat, verdient einen Orden.
Seafile löst das über Gruppen und Bibliotheken – und dieses Konzept solltest du von Anfang an konsequent nutzen. Das Prinzip ist simpel: Du erstellst Gruppen (z.B. "Marketing", "Geschäftsführung", "Entwicklung") und gibst Bibliotheken an Gruppen statt an einzelne Personen frei. Kommt ein neues Teammitglied dazu, fügst du es einfach der passenden Gruppe hinzu – und schon hat es Zugriff auf alle relevanten Bibliotheken. Verlässt jemand das Team, entfernst du die Person aus der Gruppe, und alle Zugriffe sind sofort weg. Sauber, nachvollziehbar, kein Chaos.
In Seafile kannst du dabei feingranular steuern, ob eine Gruppe nur lesen, lesen und schreiben oder sogar administrieren darf. Und wenn es innerhalb einer Bibliothek mal eine Ausnahme braucht, kannst du sogar auf Ordnerebene individuelle Rechte vergeben – z.B. einen einzelnen Unterordner für eine bestimmte Person oder Gruppe zusätzlich freischalten oder einschränken.
Unser Tipp: Nimm dir bei der Migration die Zeit, eure Gruppen und Berechtigungen einmal sauber aufzusetzen. Das spart langfristig enorm viel Verwaltungsaufwand und verhindert, dass die neue Struktur genauso verwildert wie die alte.
Lieber viele kleine Bibliotheken als eine große
In Dropbox tendiert man dazu, einen riesigen Teamordner anzulegen und darin alles in Unterordnern zu organisieren. In Seafile solltest du das bewusst anders machen.
Bibliotheken in Seafile sind mehr als einfach nur Ordner auf oberster Ebene. Sie haben eine eigene Versionierung (Chronik/Snapshots), eigene Berechtigungen und können unabhängig voneinander synchronisiert werden. Das bedeutet: Wer nur die Bibliothek "Verträge" braucht, muss nicht gleich 50 GB "Marketing-Assets" mitsynchronisieren.
Statt also eine einzige Bibliothek "Firma" mit zig Unterordnern zu erstellen, empfehlen wir lieber mehrere, thematisch getrennte Bibliotheken:
- "Verträge" (Freigabe an: Geschäftsführung, nur lesen für HR)
- "Marketing-Assets" (Freigabe an: Marketing, lesen+schreiben)
- "Kundenprojekte" (Freigabe an: Projektteam)
- "Handbücher & Vorlagen" (Organisationsbibliothek, für alle sichtbar, nur lesen)
- "Buchhaltung" (Freigabe an: Geschäftsführung + Buchhaltung)
Das hat mehrere Vorteile: Die Sync-Clients auf den Rechnern deiner Kolleg:innen laden nur das herunter, was sie wirklich brauchen. Die Versionierung bleibt übersichtlich. Und du kannst pro Bibliothek exakt steuern, wer was darf – ohne dich durch verschachtelte Ordnerrechte kämpfen zu müssen.
Faustregel: Wenn ein Ordner in Dropbox eigene Zugriffsrechte hatte, sollte er in Seafile eine eigene Bibliothek werden.
Daten umziehen: So klappt die Migration
Jetzt zum praktischen Teil: Wie bekommst du deine Daten von Dropbox nach Seafile? Dafür gibt es mehrere Wege, je nach Datenmenge und technischem Know-how.
Option 1: Manuell per Sync-Client
Für kleinere Datenmengen (bis ca. 50 GB) ist der einfachste Weg oft der manuelle. Du installierst den Seafile Sync Client auf deinem Rechner, synchronisierst die gewünschten Bibliotheken und kopierst die Daten aus dem lokalen Dropbox-Ordner einfach in die lokalen Seafile-Ordner. Der Sync Client kümmert sich dann um den Upload.
Vorteil: Kein technisches Vorwissen nötig, funktioniert auf allen Betriebssystemen. Nachteil: Bei großen Datenmengen dauert es entsprechend lange und dein Rechner muss durchlaufen.
Option 2: rclone – das Schweizer Taschenmesser
Für größere Datenmengen oder wenn du den Umzug lieber automatisiert erledigen willst, ist rclone das Mittel der Wahl. rclone ist ein Open-Source-Kommandozeilentool, das Dateien zwischen dutzenden Cloud-Diensten hin und her kopieren kann – unter anderem sowohl Dropbox als auch Seafile.
Die Konfiguration ist relativ straightforward:
- rclone installieren (verfügbar für Linux, macOS, Windows)
- Dropbox als Remote einrichten:
rclone config→ neues Remote "dropbox" anlegen → OAuth-Authentifizierung durchlaufen - Seafile als Remote einrichten:
rclone config→ neues Remote "seafile" anlegen → URL deiner Seafile-Instanz, E-Mail und Passwort angeben - Daten kopieren:
rclone copy dropbox:Teamordner/Marketing seafile:Marketing-Assets --progress
Mit dem --progress Flag siehst du den Fortschritt in Echtzeit. Besonders praktisch: rclone kann unterbrochene Transfers fortsetzen, prüft Checksummen und kommt auch mit instabilen Verbindungen klar. Bei sehr großen Datenmengen empfiehlt sich außerdem das --transfers-Flag, um mehrere Dateien parallel zu übertragen:
rclone copy dropbox:/ seafile:Archiv --progress --transfers 8
Tipp: Mach vorher einen Testlauf mit --dry-run, um zu sehen, was rclone tun würde, ohne tatsächlich Dateien zu kopieren.
Option 3: Über die Seafile Web-Oberfläche
Für einzelne Ordner oder Dateien kannst du auch einfach den Upload im Seafile Webinterface nutzen. Dafür lädst du die Dateien von Dropbox herunter und anschließend über den Browser in die gewünschte Seafile-Bibliothek hoch. Das ist bei kleinen Mengen völlig ausreichend, wird aber bei größeren Datenbeständen schnell umständlich.
Seafile hübsch machen: Custom CSS
Ein kleiner Bonus zum Schluss: Wenn Seafile bei euch im Einsatz ist, wollt ihr es vielleicht auch optisch an euer Unternehmen anpassen. Dafür haben wir bei server.camp ein kleines, kostenloses Open-Source-Tool gebaut: den Seafile Custom CSS Theme Generator.
Damit kannst du in wenigen Klicks ein eigenes Farbschema für deine Seafile-Instanz generieren – einfach Primärfarbe und Textfarbe auswählen, Seafile-Version und Theme wählen, und den generierten CSS-Code unter Systemverwaltung → Einstellungen → Branding → Custom CSS in der Seafile-Administrationsoberfläche einfügen. Fertig! So fühlt sich Seafile direkt nach "eurem" Tool an und nicht nach einer generischen Software.
Checkliste für die Migration
Zum Abschluss nochmal die wichtigsten Schritte im Überblick:
- Gruppen definieren: Welche Teams und Rollen gibt es? Wer braucht Zugriff auf was?
- Bibliotheken planen: Lieber mehrere kleine, thematisch getrennte Bibliotheken als einen großen Sammelordner.
- Berechtigungen setzen: Bibliotheken an Gruppen freigeben, nicht an einzelne Personen. Ausnahmen über Ordnerrechte steuern.
- Daten migrieren: Je nach Volumen manuell, per rclone oder über das Webinterface.
- Branding anpassen: Mit dem CSS Theme Generator das Look & Feel individualisieren.
- Dropbox kündigen: Und die gesparten Euros in guten Kaffee investieren. ☕ Oder du buchst eine Seafile Pro Lizenz für noch mehr Features.
Bei server.camp haben wir uns zum Ziel gesetzt, gute Open-Source-Anwendungen breiter zugänglich zu machen und z.B. für einen stabilen & sicheren Betrieb und guten Support zu sorgen. Wir bieten auch das Hosting von Seafile (neben zahlreichen anderen Tools) EU-hosted und DSGVO-konform an. Probier's gerne mal aus – du kannst jede Anwendung 30 Tage lang kostenlos testen!