Die IT deines Vereins stammt noch aus dem vorletzten Jahrhundert und du hast die ehrenwerte Aufgabe, dich um die Modernisierung zu kümmern? Sehr gut, dann bist du hier genau richtig! In den meisten Vereinen dürfte die IT-Infrastruktur über die Jahre mit dem Vereinsleben gewachsen und entsprechend heterogen sein. Und da die Vereinskasse meistens nicht viel hergibt, ist an teure Software meistens nicht zu denken. Die gute Nachricht ist: Das muss auch gar nicht sein! Auch wenn es häufig Bedarf an Spezialsoftware gibt (z.B. für die Planung von Turnieren oder für den Verleih von Hardware), sind die Grundbedürfnisse des Vereinslebens meistens ziemlich ähnlich. Gleichzeitig geht der Trend in die Richtung, einzelne Tools für unterschiedliche Zwecke einzusetzen und nicht die "eierlegende Wollmilchsau" zu suchen. Im folgenden daher ein kleiner Ritt durch die optimalen Anwendungen für die einzelnen Grundbedürfnisse.

Kommunikation

Platzhirsch bei der Kommunikation in Vereinen ist meistens ein wildes Sammelsurium aus Whatsapp- oder Telegram-Gruppen. Daneben über die Vielzahl an Messenger-Diensten eine große Menge an privaten Chats. Um hier Ordnung in die Kommunikation zu bringen, fällt die Wahl häufig auf Slack. Viele kennen es bereits aus dem beruflichen Kontext und die Möglichkeiten, öffentliche und private Channels zu starten, deckt den Bedarf unterschiedlicher Teams in Vereinen meistens ziemlich gut ab. Wäre da nicht der Preis und die Tatsache, dass es sich quasi um einen US-Monopolisten handelt. Insbesondere bei mittleren und großen Vereinen können die 4€ pro User pro Monat ziemlich schnell ganz schön ins Geld gehen. Die gute Nachricht ist: Mit Mattermost hat die Open-Source-Welt eine ziemlich gute Alternative mit einem fast noch besseren Funktionsumfang und tollen Integrationsmöglichkeiten zu bieten. In puncto Teams und Channels steht Mattermost Slack hier in nichts nach. Bei den meisten Möglichkeiten, andere Anwendungen mit Slack zu verbinden ist Mattermost sogar genauso kompatibel! Dazu gibt's eine ganz brauchbare App, sodass Mattermost im Bereich Kommunikation ganz klar die Präferenz Nummer 1 ist!

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Dateiverwaltung

Fast jeder Verein hat zwangsläufig eine Menge an Dateien zu verarbeiten: Rechnungen, Spielpläne, Rundschreiben, Bilder, Marketingmaterial, ... Häufig kommen dafür Dropbox oder Google Drive zum Einsatz. Da die Organisations-Features bei Google aber auch wieder kostenpflichtig sind, wird häufig mit öffentlichen Freigabelinks gearbeitet, die an neue Vereinsmitglieder weitergegeben werden – meistens verbunden mit den üblichen Problemen: Was passiert, wenn ein Mitglied ausscheidet? Über die Links hat sie oder er weiterhin Zugriff auf alle Dateien. Oder was passiert, wenn die/der Ersteller:in der Ordner das Amt niederlegt? Dann müssten alle Ordner an eine neue Person übergeben und ggf. Links neu ausgestellt werden. Abhilfe schafft eine tolle Dropbox-Alternative: Seafile! Ordner – hier Bibliotheken genannt – gehören bei Seafile nicht Einzelpersonen, sondern der Organisation und können nach Belieben mit registrierten Nutzer:innen geteilt werden. Wird ein Nutzerkonto gelöscht, verliert es auch den Zugriff auf alle freigegebenen Bibliotheken. Mittels Desktop-App können analog zu Google Drive, Onedrive oder Dropbox Dateien synchronisiert werden und eine Handy-App ermöglicht den Zugriff auch von unterwegs – sogar inklusive einer Möglichkeit zum automatischen Upload neuer Fotos.

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Passwortmanagement

Eine der gruseligsten Disziplinen im Vereinsleben ist die Verwaltung gemeinsamer Passwörter! Aus Ermangelung sinnvoller Alternativen kommen häufig geteilte Word-Dokumente oder schlimmeres zum Einsatz – was natürlich Tür und Tor für Missbrauch öffnet. LastPass als mögliche Alternative wird bei größeren Teams mit 4€ pro Nutzer und Monat auch recht schnell teuer und der LastPass-Hack 2022 hat auch nicht gerade zu einem guten Image beigetragen. Eine gute und sichere Alternative dazu ist Bitwarden, der Preis allerdings identisch zu LastPass. Erfreulicherweise existiert mit Vaultwarden aber eine Open-Source-Alternative der Serveranwendung, sodass bestehende Bitwarden-Apps und -Browsererweiterungen damit genutzt werden können. Auch hier gilt genau wie in Seafile oder Mattermost: Wird ein Account deaktiviert, verliert er im gleichen Moment Zugriff auf alle gespeicherten Passwörter. Für die aktiven Nutzer:innen können Passwörter durch sogenannte "Sammlungen" feingranular lesend und/oder schreibend für beliebige Gruppen oder Einzelpersonen freigegeben werden.

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Finanzen

Finanzen sind aus Ermangelung brauchbarer Software meistens das böse Stiefkind des Vereinslebens. Je nach Größe, Umfang des Wirtschaftsbetriebs und Status der Gemeinnützigkeit sind Anforderung an Buchhaltungssoftware teilweise recht hoch, was die Liste möglicher Anwendungen recht klein werden lässt. Häufig kommen daduch SaaS-Lösungen wie easyverein.de oder lexoffice.de zum Einsatz, die zwangsläufig das zugehörige Bezahlmodell mit sich bringen. Wer lieber auf Open Source setzen möchte, findet mit GnuCash oder Jameica entsprechende Lösungen, die allerdings nur als Desktop-Lösungen eingesetzt werden können und jeweils auch eine recht hohe Komplexität mit sich bringen. Jameica bringt mit JVerein zumindest auch gleich ein Plugin für das Vereinsmanagement z.B. zum Pflegen von Mitgliederdatenbanken mit sich. Eine richtig schöne Online-Lösung ist uns allerdings leider noch nicht untergekommen.

Die Kirsche auf der Torte: zentrale Nutzerdatenbank

Mit den gezeigten Lösungen (und vielleicht später noch einem Wiki zur Verwaltung des Vereins-Know-Hows oder einem Asset-Management-System zur Verwaltung des Vereins-Fundus' und zur Koordination ausgeliehener Dinge) lässt sich ein Verein bereits grundlegend gut koordinieren und eine risikoarme Zugriffssteuerung strukturieren. Optional könnte nun als letzter Schluss-Stein noch ein zentrales Identitäts-Management (IDM) in Erwägung gezogen werden. Das bedeutet in der Praxis ein zentrales System, in dem alle Benutzerkonten mit ihren Login-Daten sowie alle Gruppen verwaltet werden. Alle vorgestellten System können sich nun via "Single-Sign-On" (SSO) mit diesem zentralen System verbinden lassen, wodurch sich einerseits Nutzer nur einmal zentral einloggen müssen, um alles nutzen zu können und andererseits die Verwaltung der Nutzer und ihrer Gruppen nur noch in einer zentralen Datenbank erfolgen muss, was den Verwaltungsaufwand der gesamten IT und der Mitgliederverwaltung massiv reduziert. Als mögliche Lösungen könnten hierbei Keycloak, Authentik oder Authelia zum Einsatz kommen. Eines der Produkte wird auch Eingang in das server.camp-Portfolio finden. Falls du bereits jetzt Interesse daran hast, schreib uns gerne eine Nachricht an unseren Support!

Du bist verantwortlich für die IT eines Vereins oder einer Organisation und hast Fragen zum vorgestellten Setup oder zu anderen Open-Source-Lösungen? Dann schreib uns gerne an support@server.camp – wir beraten dich gerne zu einer Infrastruktur, die euch als Verein oder Organisation bestmöglich bei eurer Arbeit unterstützt!