Bei einer Rechnung willst du die Rechnungsnummer im Titel und den Betrag in einem Zusatzfeld. Beim Mietvertrag interessiert dich die Kündigungsfrist, beim privaten Brief reicht ein vernünftiger Titel. Bisher hat paperless-gpt im Automatikmodus aber alles gleich behandelt: Jedes Dokument mit dem Tag paperless-gpt-auto bekam dieselben Prompts und dieselben Verarbeitungsschritte.
Mit Version 0.30.0, erschienen am 12. Oktober 2026 unter dem Namen „AI Workflows“, ändert sich das: Jede Dokumentart kann ihren eigenen Weg mit eigenen Prompts und Schritten bekommen. Wir haben das Release in unserer Testumgebung mit Paperless-ngx 3.3 ausprobiert. Wenn du paperless-gpt mit dem Add-on „KI-Funktionen“ bei server.camp nutzt, läuft 0.30 bereits auf deiner Instanz.
Das Wichtigste in Kürze
- KI-Workflows: Jeder Workflow hat einen eigenen Auslöser-Tag, eigene Verarbeitungsschritte und auf Wunsch eigene Prompts. Der Standardweg über
paperless-gpt-autobleibt zudem weiterhin erhalten. - Testlauf vor dem Speichern: Der Editor wendet den Workflow probeweise auf ein echtes Dokument an und zeigt das Ergebnis – ohne etwas in Paperless-ngx zu schreiben.
- Keine OCR für digitale Seiten: Mit einer neuen Option übernimmt paperless-gpt den bereits vorhandenen Text von PDF-Seiten und wendet OCR nur dort an, wo noch keine Textinformation enthalten ist.
- Fixes gegen falsche Daten: Keine doppelten Korrespondenten mehr wegen Groß-/Kleinschreibung, kein Korrespondent namens „Unknown“, keine erfundenen Beträge aus dem Beispiel-Prompt.
Was ist ein KI-Workflow?
Ein KI-Workflow ist ein zusätzlicher Verarbeitungsweg neben dem bisherigen „Automatikmodus“:
- Trigger-Tag: Trägt ein Dokument diesen Tag, verarbeitet paperless-gpt es mit dem Workflow.
- Completion-Tag: Ersetzt danach den Trigger-Tag (leer: wie bisher
paperless-gpt-auto-complete). - Schritte: Titel, Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Ausstellungsdatum und Zusatzfelder einzeln an- oder abschalten, optional vorher KI-OCR.
- Prompts: pro Schritt der globale Prompt oder eine eigene Fassung nur für diesen Workflow.
Wie ein Dokument an seinen Tag kommt, entscheidest du in Paperless-ngx: von Hand, über eine E-Mail-Regel oder über einen Arbeitsablauf mit dem Auslöser „Dokument hinzugefügt“ und der Aktion „Tags zuweisen“ – etwa für alles, was im Postfach rechnungen@... ankommt. Wie du solche Regeln sinnvoll aufbaust, haben wir in unseren Best Practices für Tags, Dokumenttypen und Arbeitsabläufe beschrieben.
So legst du einen Workflow an
Für unseren Test haben wir einen Workflow „Eingangsrechnungen“ gebaut. Die Oberfläche von paperless-gpt gibt es nur auf Englisch, der neue Menüpunkt heißt „AI Workflows“. Alles läuft über die Weboberfläche, du brauchst dafür also keinen Serverzugriff.
1. Zusatzfelder in Paperless-ngx anlegen. Unter „Verwaltung“ → „Attribute“ → „Zusatzfelder“ haben wir „Rechnungsbetrag“ (Datentyp „Währung“) und „Rechnungsnummer“ (Datentyp „Text“) angelegt und sie in paperless-gpt unter „Settings“ → „Custom Fields“ ausgewählt.
2. Workflow anlegen. Unter „AI Workflows“ → „New workflow“ vergibst du einen Namen, den Trigger-Tag ki-rechnung und den Abschluss-Tag ki-rechnung-erledigt. Existieren die Tags noch nicht, legt paperless-gpt sie beim Speichern in Paperless-ngx an. Tags und Ausstellungsdatum haben wir abgeschaltet, Zusatzfelder eingeschaltet.
3. Eigenen Prompt schreiben. Im Bereich „Prompts“ erzeugt "Write own prompt for this workflow" eine Kopie des globalen Prompts, die nur für diesen Workflow gilt. Unser Titel-Prompt verlangt das Schema <Absender> - Rechnung <Rechnungsnummer> - <Monat> <Jahr>. Der globale Prompt für alle anderen Dokumente bleibt unverändert.
4. Testen. „Test on a document“ wendet den Workflow – inklusive noch nicht gespeicherter Änderungen – auf ein Dokument deiner Wahl an und zeigt neben jedem Vorschlag den bisherigen Wert. In Paperless-ngx wird dabei nichts geändert. So kannst du am Prompt feilen, bis das Ergebnis passt.
Wichtig: Welche Zusatzfelder ein Workflow füllt, kommt in Version 0.30 noch aus der globalen Auswahl unter „Settings“. Eine eigene Feldauswahl pro Workflow, wie sie die Doku im Repository schon beschreibt, kam erst nach dem Release dazu (Commit c82bef49, einen halben Tag nach 0.30.0).
Die Übersicht zeigt, wie viele Dokumente auf welchen Workflow warten. Einen zweiten Workflow „Verträge und Bestätigungen“, der nur Titel und Korrespondent setzt, haben wir zum Vergleich direkt als Datei auf dem Server angelegt: Jeder Workflow ist ein Ordner unter prompts/workflows/, paperless-gpt hat ihn ohne Neustart übernommen. Im Alltag reicht aber die Oberfläche.
Unser Ergebnis im Test
Vier Rechnungen haben wir mit ki-rechnung getaggt, zwei Verträge mit ki-vertrag. Eine Rechnung trug zusätzlich paperless-gpt-auto – wie erwartet wurde sie vom Workflow genau einmal verarbeitet und beide Tags wurden entsprechend entfernt. Alle vier Beträge stimmen mit den Belegen überein, die Rechnungsnummern ebenfalls.
Lehrreich war die vierte: eine Beitragsrechnung einer Versicherung ohne Rechnungsnummer. Das Zusatzfeld blieb korrekterweise leer, im Titel landete aber „Rechnung 00003“ – die Ziffern stammen aus dem Dateinamen des Scanners. Ein Prompt mit festem Schema setzt voraus, dass die Dokumente dazu passen. Für Beitragsbescheide wäre an der Stelle wahrscheinlich ein eigener Workflow sinnvoller.
Übrigens: Getestet haben wir mit einem kleinen lokalen Modell (gemma3-4b), das unsere Vorgabe ignorierte, Rechtsformen wie „e.K.“ wegzulassen. Größere Modelle wie das bei server.camp eingesetzte gemma4-26b halten sich zuverlässiger an solche Details.
Keine OCR mehr für Seiten, die schon Text haben
Bei digital erzeugten PDFs kostet KI-OCR nur Zeit und Tokens, der Text ist ja schon fehlerfrei. Mit der neuen Option OCR_SKIP_DIGITAL_PAGES prüft paperless-gpt jede Seite des Originals: Seiten mit sauberem, sichtbarem Text werden direkt übernommen, Scans und Seiten mit kaputtem Text (etwa „für“ statt „für“) gehen weiterhin in die OCR.
Unser Test mit einem zweiseitigen PDF – digitale Honorarrechnung plus abfotografierter Bewirtungsbeleg – lief genau so: Die digitale Seite kam sofort aus dem Textlayer, für das Foto brauchte unser CPU-Modell gut anderthalb Minuten. Die Option gilt nur für den Bildmodus der OCR und ist in paperless-gpt standardmäßig aus. Bei server.camp haben wir sie für alle Instanzen aktiviert, du musst also nichts einstellen.
Weitere Neuerungen in 0.30
Korrekturen gegen falsche Daten
- Eigene Tags bleiben erhalten: Beim Übernehmen von Tag-Vorschlägen sind bisher paperless-gpt's eigene Status-Tags wie der Fehler- oder der OCR-Tag verschwunden.
- Korrespondenten ohne Duplikate: Schrieb das Modell „MONTANA Energieversorgung“ statt des vorhandenen „Montana Energieversorgung“, scheiterte der ganze Vorgang. Jetzt wird unabhängig von Groß- und Kleinschreibung abgeglichen.
- Kein Korrespondent „Unknown“: Findet das Modell keinen passenden Absender, bleibt das Feld unverändert.
- Keine erfundenen Beträge: Der Standard-Prompt für Zusatzfelder enthielt den Beispielbetrag „1.664,58 €“, den Modelle manchmal übernommen haben. Jetzt stehen dort nur Platzhalter. Unveränderte Prompts werden beim Start automatisch aktualisiert – das hat in unserem Test auf Anhieb funktioniert. Hast du den Prompt angepasst, bleibt deine Fassung erhalten.
Durchsuchbare PDFs als neue Version
Mit Paperless-ngx 3.0 kann paperless-gpt ein durchsuchbares PDF als neue Version desselben Dokuments ablegen (PDF_UPLOAD_MODE=version), statt das Original zu löschen. Durchsuchbare PDFs erzeugt paperless-gpt allerdings nur mit Google Document AI – wer die KI-OCR mit einem Sprachmodell nutzt, ist nicht betroffen.
Für Self-Hoster: Volumes prüfen
paperless-gpt warnt jetzt beim Start und in den Einstellungen, wenn config/, prompts/ oder db/ nicht auf einem Volume liegen. Unsere Testumgebung war tatsächlich betroffen: Ohne ./db:/app/db wäre der Verlauf für das Rückgängigmachen bei jedem Update verloren gegangen.
Häufige Fragen zu paperless-gpt 0.30
Funktionieren meine bisherigen Einstellungen weiter?
Ja. Der Automatikmodus über paperless-gpt-auto und die Prüfansicht über paperless-gpt arbeiten wie bisher. Workflows kommen nur ins Spiel, wenn du einen anlegst.
Brauche ich für KI-Workflows Zugriff auf den Server? Nein. Anlegen, testen und bearbeiten läuft komplett über die Oberfläche von paperless-gpt, die Tags vergibst du in Paperless-ngx. Wie du paperless-gpt bei server.camp aufrufst, steht in unserer Doku zu paperless-gpt.
Fazit
Mit 0.30 behandelt paperless-gpt verschiedene Dokumentarten nach Wunsch auf verschiedene Weise. Für Rechnungen andere Prompts als für Verträge zu nutzen, war bisher nur über Umwege möglich – jetzt reichen ein Tag und ein paar Minuten im Editor, und der Testlauf zeigt vorher, was herauskommt.
Die Krux liegt in der Zuordnung: Ein Rechnungsschema auf einen Versicherungsbescheid angewendet erzeugt vermutlich einen falschen Titel. Die Bugfixes gegen doppelte Korrespondenten und erfundene Beträge machen das Update auch für alle lohnend, die keine Workflows brauchen. Wenn du paperless-gpt noch nicht kennst, findest du in unserer Einführung zu paperless-gpt den Überblick. Die automatische Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente aus der Vorversion stellen wir in unserem Beitrag zu paperless-gpt 0.29 vor.
