Wer an einen Luftsportverein denkt, hat meist das Bild von Segelflugzeugen am Sommerhimmel oder Sportmaschinen im Anflug vor Augen. Doch hinter den Kulissen eines Vereins wie dem Motorfliegerclub Schwäbisch Hall e.V. steckt ein organisatorischer Umfang, der weit über das typische Vereinswesen hinausgeht: Neben dem regulären Flugbetrieb betreibt der Verein eigene Flugzeuge, eine Flugschule, Hallenvermietung, eine Vereinstankstelle und vereinseigene Immobilien. Hinzu kommt natürlich die normale Vereinsverwaltung und Buchhaltung.
Dass dabei über die Jahre hinweg beachtliche Mengen an Unterlagen anfallen, ist wenig überraschend. Um diesen Dokumentenbergen Herr zu werden, setzt der Verein auf Paperless-ngx – gehostet von server.camp.
Die Ausgangslage: Wenn Ordnerstrukturen an ihre Grenzen stoßen
Vor dem Wechsel zu Paperless hatte der Verein im Grunde eine klassische Dateiablage in Nextcloud. Die ist über viele Jahre gewachsen und bestand aus vielen Ordnern, Unterordnern, Jahres- und Monatsstrukturen.
Solange man selbst wusste, wo etwas abgelegt wurde, hat das funktioniert. Schwierig wurde es dann, wenn jemand neu eine Aufgabe übernommen hat oder ein älteres Dokument gesucht wurde und nicht mehr klar war, unter welchem Thema es damals abgelegt worden war.
In der bisherigen Ablage gab es getrennte Bereiche für Buchhaltung, Abrechnung, Finanzen, Hallenvermietung, Flugschule, Verträge, Vorstand, Flugzeuge und vieles mehr – dazu kamen die jeweiligen Jahresordner. Irgendwann gab es zwangsläufig mehrere plausible Orte für dasselbe Dokument. Lag die Rechnung für die Hallenreparatur unter Hallenvermietung, Finanzen, Vorstand oder schlicht im jeweiligen Jahresordner? Der Suchaufwand stieg dadurch stetig.
Paperless im Einsatz: Schlanke Abläufe statt Bürokratie
Heute nutzt der Verein Paperless als zentrale Dokumentenablage für praktisch alles, was langfristig relevant ist: Rechnungen, Verträge, Miet- und Pachtunterlagen, Versicherungen, Schriftverkehr mit Behörden, Unterlagen zu den Flugzeugen und deren Wartung, Vorstandsdokumente, Unterlagen aus Mitgliederversammlungen sowie Steuer- und Buchhaltungsunterlagen.
Besonders wichtig ist dabei der Rechnungseingang. Der Verein verwendet schon seit Jahren eine zentrale Rechnungsadresse per E-Mail. Der überwiegende Teil der Rechnungen kommt dort als PDF an und wird von Paperless automatisch übernommen. Anschließend läuft die Texterkennung (OCR) darüber und das Dokument wird möglichst direkt dem richtigen Korrespondenten und Dokumenttyp zugeordnet.
Eine Rechnung, die per Mail ankommt, muss dadurch nicht mehr erst manuell gespeichert, sinnvoll umbenannt, in einen bestimmten Ordner verschoben und anschließend noch in einer Excel-Liste erfasst werden. Gerade diese kleinen Schritte hatten vorher viel unnötige Arbeit verursacht. Ziel war deshalb von Anfang an, bisherige Excel-Listen komplett abzulösen und Informationen nur noch einmal zu pflegen.
Freigaben bewusst einfach gehalten
Den eigentlichen Prozess hat der Verein ganz bewusst einfach gehalten: - Wiederkehrende Kosten: In der Buchhaltung wird zwischen regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen und solchen unterschieden, die noch einmal freigegeben werden müssen. Strom, Wasser, Internet, Miete, Pacht oder andere laufende Kosten müssen nicht jeden Monat neu genehmigt werden. Wenn die Rechnung plausibel ist, kann sie direkt weiterbearbeitet werden. - Freigabe durch den Vorstand: Bei anderen Rechnungen erfolgt eine Freigabe durch ein Vorstandsmitglied. Jeder Vorstand darf freigeben. Wichtig ist dabei nur, dass später nachvollziehbar bleibt, wer die Freigabe tatsächlich vorgenommen hat. Deshalb arbeitet jeder mit seinem eigenen Benutzerkonto. - Schlanker Workflow: Ein Dokument ist neu, wartet gegebenenfalls auf Freigabe, geht anschließend zur Zahlung und ist danach erledigt. Für Dinge, die nicht eindeutig sind, gibt es einen Klärungsstatus.
Mehr wollte man ausdrücklich nicht daraus machen:
"Gerade im Verein bringt es nichts, einen theoretisch perfekten Workflow zu bauen, den am Ende keiner gerne benutzt."
Am intensivsten arbeitet im Verein die Buchhaltung mit Paperless. Dazu kommen die Vorstandsmitglieder, insbesondere wenn Dokumente geprüft oder freigegeben werden müssen. Perspektivisch sollen auch weitere Bereiche ihre Unterlagen dort finden können. Dabei versucht das Team aber, die Bedienung für den normalen Anwender möglichst einfach zu halten: Niemand soll sich mit der technischen Seite von Paperless beschäftigen müssen, nur um eine Rechnung freizugeben oder ein Dokument wiederzufinden.
Was sich konkret verbessert hat – und wo die Grenzen liegen
Das größte Problem, das Paperless für den Club gelöst hat, ist tatsächlich die alte Ordnerlogik. Mit Paperless ist der eigentliche Speicherort praktisch egal. Entscheidend sind Volltext, Korrespondent, Dokumenttyp, Datum und gegebenenfalls ein paar wenige Tags.
"Für mich ist einer der größten Vorteile die Volltextsuche. Ich muss nicht mehr wissen, in welchem Ordner eine Datei vor drei oder fünf Jahren abgelegt wurde. In vielen Fällen reicht ein Firmenname, ein Flugzeugkennzeichen oder irgendein Begriff, der im Dokument vorkommt." – Stephan Martensen
Ein weiterer wesentlicher Punkt – gerade im Ehrenamt – ist die Unabhängigkeit von einzelnen Personen:
"Vorstände wechseln. Wenn Wissen nur darin besteht, dass jemand noch weiß, wo sein Vorgänger vor fünf Jahren etwas gespeichert hat, ist das kein besonders gutes System. Ein neuer Vorstand sollte einsteigen und Dokumente finden können, ohne erst die Ablagelogik der letzten zehn Jahre verstehen zu müssen."
Learning: nicht zu kompliziert konfigurieren
Paperless kann sehr viel, aber es ist natürlich kein vollständiges ERP- oder Rechnungsworkflow-System. Das merkt man vor allem dann, wenn Freigaben komplizierter werden. Mit Workflows, Tags, benutzerdefinierten Feldern und Berechtigungen lässt sich zwar enorm viel abbilden, aber bei komplexen mehrstufigen Freigaben würde man irgendwann an Grenzen stoßen. Für den Verein ist das kein Problem, weil die Abläufe bewusst einfach gehalten werden.
Was das Team bei der Einführung ebenfalls gelernt hat: man kann Paperless sehr leicht zu kompliziert konfigurieren. Am Anfang neigt man dazu, für alles einen eigenen Dokumenttyp, Tag oder Workflow anzulegen. In der Praxis funktioniert weniger meistens besser. Der Verein hat deshalb versucht, wirklich nur das abzubilden, was im Alltag tatsächlich gebraucht wird.
Übrigens: mehr dazu erklären wir auch in unserem Artikel zu Best Practices: Tags, Dokumenttypen und Workflows.
Ehrenamt entlasten: Hosting mit server.camp
So wichtig eine saubere Dokumentenablage für den Verein ist, so klar war von Anfang an auch die Haltung zur technischen Infrastruktur:
"Beim Hosting war für uns von Anfang an klar, dass ich für den Verein nicht auch noch einen zusätzlichen Server selbst betreiben möchte. Paperless selbst muss schon sauber eingeführt und gepflegt werden. Updates, Datenbank, Backups und die komplette Infrastruktur wollte ich deshalb nicht zusätzlich ehrenamtlich administrieren."
Genau hier kommt server.camp ins Spiel:
"Genau da hilft uns server.camp. Wir können uns auf die Anwendung und unsere Prozesse konzentrieren und müssen uns nicht um den technischen Unterbau kümmern. Gerade bei einem Verein finde ich das wichtig. Eine Lösung sollte nicht davon abhängen, dass ein einzelnes technisch versiertes Mitglied dauerhaft Zeit und Lust hat, einen Server zu pflegen."
Und wir sagen: danke für das Lob und die super angenehme Zusammenarbeit!
