Erste Schritte
Du hast ein managed DocuSeal bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! DocuSeal ist die Open-Source-Alternative zu DocuSign und Adobe Sign: Du lässt Verträge und Dokumente digital unterschreiben – per Link, auf jedem Gerät, mit Signaturnachweis. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, kleine bis mittlere Unternehmen und Vereine, die das Papier-Karussell aus Drucken, Unterschreiben und Zurückscannen beenden wollen.
Viele Verträge durchlaufen heute noch denselben Umweg: PDF ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, scannen oder per Post zurückschicken. Das kostet Tage – und niemand weiß, wo das Dokument gerade steckt. Kommerzielle Signatur-Dienste sind praktisch, aber: Abrechnung pro Signatur, Dokumente bei US-Anbietern, eigene Marke kaum sichtbar.
DocuSeal kann dasselbe – auf deiner eigenen Instanz: Alle Dokumente und Signatur-Historien bleiben auf deutscher Infrastruktur, es gibt keine Kosten pro Unterschrift, und Unterzeichner sehen deine URL statt der eines Drittanbieters.
Typische Einsatzszenarien:
- Dienstleistungs- und Werkverträge – signing am selben Tag, statt Postlaufzeit
- NDAs und Geheimhaltungsvereinbarungen – in einem Durchgang an mehrere Parteien senden
- Miet- und Kaufverträge – elektronische Signatur mit fälschungssicherem Nachweis
- Mitgliedsanträge im Verein – kein Ordner, keine Unterschriftenliste auf der Mitgliederversammlung
- Bestell- und Lieferscheine – Kunden und Lieferanten bestätigen schriftlich
- HR-Onboarding – Unterlagen schon vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben lassen
Rechtlicher Hinweis: elektronische vs. handschriftliche SignaturDocuSeal erstellt elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung – für die meisten Verträge rechtlich wirksam. Für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform verlangen (z. B. Kündigungen, befristete Arbeitsverträge ohne Sachgrund), reicht eine einfache elektronische Signatur nicht aus – hier braucht es die handschriftliche Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Kläre im Zweifel, welche Form für deine Verträge gilt.
DocuSeal arbeitet mit drei zentralen Elementen:
- Vorlage (Template) – ein hochgeladenes PDF, das als Master für wiederkehrende Dokumente dient (z. B. dein Standard-NDA)
- Feld – eine Stelle, die später ausgefüllt oder unterschrieben wird: Unterschrift, Initialen, Text, Datum, Checkbox und weitere Feldtypen
- Signatur-Prozess (Submission) – eine einzelne Durchführung einer Vorlage: an konkrete Personen gesendet, auf deren Gerät ausgefüllt, bei dir als signiertes PDF archiviert
Ein typischer Ablauf: PDF hochladen → Felder aufziehen → Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner eintragen → DocuSeal verschickt den Signatur-Link → alle unterschreiben nacheinander → du erhältst das signierte PDF mit Audit-Trail.
- Anmelden und Oberfläche kennenlernen – die Übersichtsseite zeigt Vorlagen und laufende Signatur-Prozesse
- Erste Vorlage anlegen – ein Standarddokument hochladen und Felder platzieren
- Testprozess an dich selbst senden – einmal komplett durchunterschreiben, bevor Kunden den Link bekommen
- E-Mail-Versand prüfen – Absendername und SMTP-Zugang konfigurieren, damit Einladungen zuverlässig ankommen
- Vorlagenbibliothek aufbauen – pro wiederkehrendem Dokumenttyp eine Vorlage anlegen
Unter Vorlagen → Neu:
- PDF hochladen (z. B. deinen Mustervertrag)
- Im Feld-Editor die benötigten Stellen aus der Seitenleiste auf das Dokument ziehen
- Jedes Feld einer Person zuordnen – z. B. „Kunde" für die Unterschrift, „Firma" für Datum und Bemerkung
- Vorlage benennen (z. B. „Dienstvertrag – Standard") und speichern
Vorlagen schlank haltenPlatziere nur Felder, die wirklich ausgefüllt werden müssen – alles andere gehört in den Vertragstext. Je weniger Felder, desto schneller geht das Unterschreiben, besonders auf dem Smartphone.
- Vorlage auswählen → „Signatur-Prozess erstellen"
- Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden eintragen – die Reihenfolge bestimmt, wer zuerst unterschreibt
- Optional: eigene Nachricht mitschicken, die Unterzeichner in der E-Mail sehen
- Senden – Eingeladene öffnen den Link und füllen ihre Felder, bequem per Drag-and-Drop oder Fingerzeichnung auf dem Mobilgerät
Abgeschlossene und laufende Prozesse findest du unter Signatur-Prozesse mit Status, signiertem PDF und vollständiger Ereignis-Historie.
Vorher selbst auf dem Smartphone testenSchicke dir den Prozess selbst und unterschreibe mobil. So siehst du, wie die Felder auf kleinem Bildschirm wirken, und ob sich der Signatur-Link ohne Umwege öffnen lässt.
| Herausforderung | Lösung mit DocuSeal |
|---|---|
| Immer gleiche Verträge wieder manuell vorbereiten | Eine Vorlage pro Dokumenttyp, Felder vorkonfiguriert |
| „Wer hat wann was unterschrieben?" | Signatur-Prozesse mit Audit-Trail – Nachweis statt E-Mail-Suche |
| Signiertes PDF soll abgelegt werden | Signatur-Prozesse als Export, z. B. in Nextcloud-Ordner |
| Prozesse im Support oder CRM auslösen | API und Webhooks – z. B. Anbindung an Twenty oder Zammad |
Benennung konsistent haltenVereinbare im Team eine einheitliche Namenskonvention für Vorlagen, z. B.VERTRAGSART_Partei(„NDA_Mitarbeiter", „DIENSTVERTRAG_Kunde"). So findet jede und jeder die richtige Vorlage – auch in einem Jahr.
- Authentik (SSO) – dein Team meldet sich mit dem zentralen Firmenkonto an, statt sich ein weiteres Passwort zu merken
- Nextcloud / Paperless-ngx – signierte Verträge zentral und durchsuchbar archivieren
- Mattermost – per Webhook Benachrichtigung an den Team-Kanal senden, wenn eine Signatur abgeschlossen oder abgelehnt wurde
Falls du Unterstützung beim Anlegen von Vorlagen, beim Einrichten des E-Mail-Versands oder bei Automatisierungen brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!
Häufig gestellte Fragen zu DocuSeal findest du auch auf unserer Produktseite von DocuSeal.