Erste Schritte
Du hast ein managed Snipe-IT bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! Snipe-IT ist das Schweizer Taschenmesser unter den Asset-Management-Tools: Hardware, Lizenzen, Zubehör und Verbrauchsmaterial an einem Ort verwalten, ausleihen und nachverfolgen – wer hat welches Gerät, seit wann, und wann kommt es zurück? Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, kleine bis mittlere Unternehmen und Vereine, die ihre Inventar-Excel-Tabellen endlich in Rente schicken wollen.
In vielen KMU und Vereinen läuft Inventarverwaltung nebenbei mit: Gerätelisten in Excel, Ausleihen per Zuruf, Lizenzen im Kopf des IT-Verantwortlichen. Das Ergebnis: Niemand weiß, wo der Beamer gerade steckt, Wartungs- und Garantiefristen verstreichen unbemerkt, und beim Mitarbeiterwechsel fehlen halb so viele Geräte, wie erwartet.
Snipe-IT macht daraus eine klare Datenbank: Jedes Asset hat eine Inventarnummer, einen Status und optional einen Besitzer oder Standort. Ausleihen, Rückgaben und Audits werden protokolliert – und du siehst auf einen Blick, was verfügbar, verliehen oder defekt ist.
Typische Einsatzszenarien:
- Vereinsinventar ausleihen und nachverfolgen – Beamer, Musikanlage, Zelte: wer hat es, und kam alles zurück?
- Mitarbeitergeräte verwalten – Laptops, Handys und Monitore sauber den Personen zuordnen
- Softwarelizenzen im Blick behalten – CAD- und Office-Lizenzen mit Sitzverwaltung, keine abgelaufenen Verträge
- Testgeräte und Demo-Equipment bei Kundenprojekten ausleihen – digitale Nachverfolgung inklusive
- Veraltete Geräte erkennen – welche Hardware läuft aus dem Support oder bekommt keine Sicherheitsupdates mehr?
- Abschreibung und Inventurwerte automatisch berechnen – nützlich für Buchhaltung, Steuerberater und Versicherungen
Ausführlicher zeigt unser Blogbeitrag IT-Inventar im Griff mit Snipe-IT, warum sich der Umstieg von Excel gerade für Vereine und kleine Teams lohnt.
Snipe-IT arbeitet mit einigen zentralen Elementen:
- Asset – das einzelne, physische Stück mit eindeutiger Inventarnummer (z. B. “MacBook Pro, FA-001”)
- Kategorie – die grobe Einteilung (“Laptops”, “Monitore”, “Werkzeug”); sie steuert u. a., ob bei der Ausleihe eine Bestätigung nötig ist – jedes Asset braucht eine
- Modell – der Typ, dem Assets zugeordnet sind (z. B. “MacBook Pro 14 M4”), mit Hersteller und weiteren Optionen wie EOL und Abschreibung
- Statuslabel – der Zustand eines Assets: Deployable (ausleihbar), Pending (noch nicht einsatzbereit), Undeployable (z. B. defekt) und Archived (außer Dienst)
- Nutzer und Standorte – wer oder wo etwas hat: Assets können an Personen und an Orte ausgeliehen werden
Ein typischer Ablauf: Kategorie “Notebooks” anlegen → Modell “ThinkPad T14” dazu → drei Assets mit Inventarnummern FA-001 bis FA-003 erfassen → an die neuen Mitarbeitenden ausleihen → bei Rückgabe mit einem Klick zurückbuchen.
Nur "Deployable"-Assets können ausgeliehen werdenDer Statuslabel entscheidet, ob ein Asset überhaupt ausleihbar ist: Ein Asset mit Status “Pending” (z. B. bestellt, aber noch nicht geliefert) oder “Archived” lässt sich nicht an Nutzer herausgeben. Umgekehrt erhält ein neu angelegter Statuslabel die funktionale Eigenschaft “deployable” nicht automatisch – setze sie beim Editieren unter Einstellungen → Statuslabels.
Snipe-IT baut aufeinander auf – wenn die Stammdaten stehen, geht das Erfassen von Assets schnell:
- Standorte und Firmen/Abteilungen anlegen – Wo lagern Geräte? Wer gehört zusammen?
- Kategorien definieren – Grobe Einteilung deiner Asset-Arten (z. B. “Notebooks”, “Mobile”, “AV-Equipment”); weniger ist mehr, verfeinern kannst du später
- Hersteller und Modelle pflegen – Modelle brauchen Kategorie und Hersteller
- Statuslabels prüfen – besonders, ob deine “Bereit”-Labels als deployable markiert sind
- Benutzer anlegen oder importieren – per CSV oder automatisch via LDAP-Synchronisation
- Modelle anlegen, dann Assets erfassen – einzeln oder per CSV-Import
- Labels und Barcodes einrichten – Etiketten gestalten und Probe drucken
Manuell unter Assets → Neu: Inventarnummer (oder automatisch generiert), Modell, Status, Seriennummer, zugehöriger Nutzer oder Standort – fertig.
Per CSV-Import (Import-Funktion oben im Menü) erfasst du hunderte Assets in Minuten. Unterstützt werden u. a. Assets, Nutzer, Lizenzen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Wichtig ist die Reihenfolge: Modelle und Kategorien müssen vor dem Asset-Import existieren, sonst schlägt die Zuordnung fehl. Beim Import kannst du Assets sogar direkt ausleihen, indem du einen Nutzer oder Standort mit angibst.
Individuelle Felder: Über benutzerdefinierte Felder und Feldgruppen (Fieldsets) ergänzest du Attribute, die genau zu deinem Setup passen – z. B. “MAC-Adresse”, “Garantie bis” oder “Versicherungsschein-Nr.” – und ordnest sie gebündelt ganzen Modell-Kategorien zu.
Ausleihen: Asset öffnen → Verleihen → Empfänger:in (Nutzer oder Standort) auswählen, erwartetes Rückgabedatum setzen, optional Notiz und E-Mail-Benachrichtigung → fertig. Je nach Kategorie kann der Empfänger die Übernahme bestätigen oder eine Nutzungsvereinbarung (EULA) digital akzeptieren.
Zurückgeben: Über Rücknahme wird das Asset wieder in den Pool verfügbarer Geräte zurückgebucht – die gesamte Ausleihhistorie bleibt erhalten und ein Gerät kann nicht doppelt verliehen werden.
Inventur: Snipe-IT erzeugt für jedes Asset automatisch QR-Code und Barcode. Den QR aufs Gerät geklebt, mit dem Handy gescannt – und du landest direkt auf der Asset-Seite mit Historie und aktueller Zuweisung. Über die Audit-Funktion markierst du Geräte bei der jährlichen Inventur als geprüft, ohne Seriennummern abzutippen.
Kein Mahnwesen, keine ReservierungenSnipe-IT ist keine Bibliothek: Es gibt keine Zeitfenster-Reservierungen und kein automatisches Mahnwesen, wenn ein Gerät nicht termingerecht zurückkommt. Das Rückgabedatum dokumentiert die Verabredung – Nachfragen bleibt Handarbeit. Immerhin weißt du dann, wen du fragen musst.
Neben der Hardware deckt Snipe-IT weitere Klassen ab:
- Lizenzen – Software mit Sitzanzahl (z. B. 25 CAD-Sitze), Ablaufdatum und E-Mail-Warnung, wenn Verträge auslaufen
- Zubehör (Accessories) – Mäuse, Docks, Headsets: Einmal-Ausgabe ohne Inventarnummer-Zwang
- Verbrauchsmaterial (Consumables) – Toner, Kabel, Batterien: Mengenbestand, wer wann wie viel entnommen hat
- Komponenten (Components) – RAM, SSDs, Netzteile: Einbauteile, die konkreten Assets zugeordnet werden und deren Wert sie ergänzen
- Kits (Asset Sets) – Häufig zusammen ausgegebene Assets als Paket: “Büro-Ersteinrichtung” aus Laptop + Dock + Monitor per Klick ausleihen
| Herausforderung | Lösung mit Snipe-IT |
|---|---|
| „Wer hat den Beamer?" | Check-out an Personen: Status und lückenlose Historie zeigen, wer das Gerät zuletzt hatte |
| Geräte gehen bei Umzügen und Projekten verloren | Etiketten mit QR-/Barcode, Scan mit dem Handy beim Aus- und Einladen |
| Lizenzen werden doppelt gekauft oder laufen still aus | Sitzverwaltung, Ablaufdaten und E-Mail-Warnungen pro Lizenz |
| Steuerberater oder Lizenz-Audit will Inventarliste | Reports und CSV-Export, jederzeit vorlegbar |
| Onboarding dauert, weil die Ausstattung fehlt | Kits (Asset Sets) für die Standardausstattung pro Rolle |
- Authentik / SSO – Anmelden über SAML, plus LDAP-/AD-Synchronisation für Benutzer – dein Team braucht kein separates Snipe-IT-Passwort
- Eigene Domain – Snipe-IT unter
assets.deinefirma.destatt Subdomain von server.camp, mehr dazu unter Eigene Domain - API und Webhooks – Die JSON-REST-API bildet fast alle Aktionen der Oberfläche ab: Assets automatisiert anlegen, Ausleihen ans CRM melden oder mit Node-RED Workflows bauen
Falls du Unterstützung beim CSV-Import, bei der LDAP-Anbindung oder beim Einrichten von Label-Druckern brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!
Häufig gestellte Fragen zu Snipe-IT findest du auch auf unserer Produktseite von Snipe-IT.