Integrierte KI aktivieren
Seit Version 3.0 bringt Paperless-ngx eine eigene KI mit: Sie schlägt Titel, Korrespondent, Dokumenttyp und Tags vor und beantwortet im Chat Fragen zu einzelnen Dokumenten („Welche Kündigungsfrist steht in diesem Vertrag?“). Ab Werk ist sie aus – ein Sprachmodell liefert Paperless-ngx nämlich nicht mit, das muss angebunden werden.
Nicht zu verwechseln mit „paperless-ai“Diese Seite beschreibt die in Paperless-ngx selbst eingebaute KI. Daneben gibt es das gleichnamige Drittprojekt paperless-ai – ein eigenständiges Zusatzwerkzeug, das wir bei server.camp nicht anbieten. Was wir zusätzlich bereitstellen, ist paperless-gpt.
Zur Nutznug hast du bei server.camp zwei Möglichkeiten:
- Eigenes Sprachmodell – du hinterlegst deinen Anbieter direkt in Paperless-ngx. Ohne Aufpreis, in allen Tarifen.
- Add-on „KI-Funktionen“ – wir stellen das Sprachmodell und hinterlegen die Anbindung für dich. Im Add-on steckt zusätzlich paperless-gpt, mit dem sich die Verschlagwortung komplett automatisieren lässt.
| Eigenes Sprachmodell | Add-on „KI-Funktionen“ | |
|---|---|---|
| Preis | ohne Aufpreis | kostenpflichtig, Preis je Tarif im Kundenportal |
| Vorschläge für Titel, Korrespondent, Dokumenttyp, Tags | ✓ | ✓ |
| Dokumenten-Chat und nächtlicher Index | ✓, wenn du ein Embedding-Modell hinterlegst | ✓ |
| paperless-gpt: eigene Oberfläche, Automatik über Tags, KI-OCR | – | ✓ |
| Wer konfiguriert | du, in Paperless-ngx | wir, du setzt nur den Schalter im Portal |
| Wohin die Dokumentinhalte gehen | zu deinem Anbieter | Scaleway, Rechenzentrum Paris |
| Texterkennung per Azure AI („Remote-OCR“) | – | – |
Voraussetzung: Paperless-ngx 3.0Beide Wege brauchen Paperless-ngx 3.0 oder neuer. Wir aktualisieren die Instanzen unserer Kunden derzeit auf diese Version. Fehlen die KI-Einstellungen in deiner Instanz noch, steht dein Update noch aus – melde dich bei support@server.camp, dann ziehen wir es vor. paperless-gpt aus dem Add-on ist davon unabhängig und arbeitet auch mit 2.x zusammen.
Du brauchst ein Konto bei einem Anbieter mit OpenAI-kompatibler API (z. B. Scaleway, Mistral, OpenAI, Azure OpenAI) oder eine über das Internet erreichbare Ollama-Instanz. Kosten und Datenschutz regelst du direkt mit diesem Anbieter; wir sind daran nicht beteiligt.
Die gesamte Konfiguration passiert in Paperless-ngx selbst, nicht im Kundenportal:
- Melde dich als Administrator an und öffne Administration → Konfiguration
- Aktiviere im Reiter “KI-Einstellungen” für die KI die Option KI-Funktionen aktivieren
- Trage die Anbindung für das Sprachmodell ein:
| Feld | Wert |
|---|---|
| LLM-Backend | OpenAI-kompatibel oder Ollama |
| LLM-Modell | Modellname deines Anbieters, z. B. gemma-3-27b-it |
| LLM-API-Key | Token deines Anbieters |
| LLM-Endpunkt | Basis-URL der API; bei OpenAI selbst kannst du das Feld leer lassen |
- Optional, aber für den Chat nötig: Embedding-Backend (OpenAI-kompatibel, Ollama oder Huggingface), Embedding-Modell und – falls abweichend – Embedding-Endpunkt
- Speichern
Ohne Embedding-Modell gibt es keinen ChatDie Vorschläge funktionieren auch ohne Embeddings – sie greifen dann nur auf das jeweilige Dokument zu. Der Dokumenten-Chat und der nächtliche Index über dein Archiv setzen dagegen ein Embedding-Backend voraus. Fehlt es, bleibt der Chat aus.
Ein Modell, das mehrere Sprachen gut beherrscht, ist bei deutschen Dokumenten deutlich zuverlässiger als ein reines Englisch-Modell. Reine Chat-Modelle genügen hier – multimodale Fähigkeiten braucht erst die KI-OCR von paperless-gpt.
Buche im Kundenportal bei deiner Paperless-ngx-Instanz das Add-on KI-Funktionen und setze in dessen Einstellungen den Haken bei Integrierte KI mit unserem Sprachmodell (ab Werk gesetzt). Nach ein bis zwei Minuten ist die Bereitstellung abgeschlossen – in Paperless-ngx musst du nichts eintragen.
Was wir dabei hinterlegen:
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Backend | OpenAI-kompatibel, Endpunkt bei Scaleway (Paris) |
| Sprachmodell | Gemma 4 26b – mehrsprachig, auf deutsche Dokumente ausgelegt |
| Embedding-Modell | BGE Multilingual Gemma 2 – mehrsprachig, auf deutsche Dokumente ausgelegt |
| Sprache der Vorschläge | die im Portal eingestellte Sprache der Dokumente (Standard: Deutsch) |
Diese beiden Modelle sind für die eingebaute KI fest vorgegeben und im Portal nicht auswählbar – die Modellauswahl dort betrifft nur paperless-gpt.
Damit sind Vorschläge und Dokumenten-Chat abgedeckt. Zusätzlich enthält das Add-on paperless-gpt – ebenfalls mit vorkonfiguriertem Modell –, das über Tags vollautomatisch verschlagwortet und schwierige Scans per KI-OCR ausliest.
Der Schalter im Kundenportal hat VorrangPaperless-ngx verknüpft seinen eigenen Schalter „KI-Funktionen aktivieren“ mit unserer Vorgabe per ODER. Solange die Option im Kundenportal gesetzt ist, lässt sich die KI in der Paperless-Oberfläche deshalb nicht abschalten. Zum Deaktivieren nimmst du den Haken im Kundenportal heraus – danach wirkt auch der Schalter in Paperless-ngx wieder in beide Richtungen.
Umgekehrt gilt: Trägst du in Paperless-ngx eigene Werte für Backend, Modell, API-Key oder Endpunkt ein, haben diese Vorrang vor unserer Vorgabe. Du kannst also auch mit gebuchtem Add-on jederzeit auf ein eigenes Modell wechseln – leere Felder fallen wieder auf unsere Anbindung zurück.
- In der Dokumentenansicht erscheinen KI-Vorschläge für Titel, Korrespondent, Dokumenttyp und Tags. Sie werden erst übernommen, wenn du sie bestätigst.
- Der Dokumenten-Chat wird verfügbar.
- Nachts gegen 2 Uhr baut Paperless-ngx einen Index über dein Archiv auf (Embeddings). Er ist die Grundlage dafür, dass Chat und Vorschläge inhaltlich passende Dokumente heranziehen. Beim ersten Lauf wird dein gesamter Bestand verarbeitet, danach nur noch, was hinzugekommen oder geändert ist.
Der nächtliche Index umfasst das ganze ArchivAnders als die Vorschläge, die du gezielt anforderst, läuft der Index automatisch über alle Dokumente. Wenn nur einzelne Unterlagen durch die KI gehen sollen, ist der Chat nicht das richtige Werkzeug – dann lass ihn aus (kein Embedding-Modell) und nutze stattdessen die gezielten, über Tags gesteuerten Vorschläge von paperless-gpt.
Paperless-ngx 3.0 kann Scans zusätzlich von Azure AI Document Intelligence auslesen lassen („Remote-OCR“). Diese Funktion ist bei server.camp derzeit nicht verfügbar: Sie lässt sich ausschließlich serverseitig konfigurieren, nicht in der Oberfläche, und wir richten sie nicht ein – die Dokumente würden dabei an einen US-Anbieter gehen. Auch im Add-on KI-Funktionen ist sie nicht enthalten.
Brauchst du KI-gestützte Texterkennung für schlecht lesbare Scans, ist die KI-OCR von paperless-gpt der Weg dafür – sie läuft über dasselbe Modell in Paris.
Bestellst du das Add-on KI-Funktionen im Kundenportal wieder ab, gilt:
- Unsere Anbindung verschwindet mit dem nächsten Deploy aus deiner Instanz – die eingebaute KI ist damit aus, Vorschläge und Chat sind deaktiviert.
- Der nächtliche Index wird nicht mehr aufgebaut. Bereits erzeugte Einträge bleiben zunächst liegen und werden bedeutungslos, sobald keine Anbindung mehr da ist.
- Hast du in Paperless-ngx eigene Werte für Backend, Modell, API-Key und Endpunkt eingetragen, bleiben sie erhalten – die KI läuft dann einfach über dein eigenes Modell weiter (Weg 1).
- paperless-gpt wird entfernt, deine dort angepassten Prompts und Einstellungen bleiben aber gespeichert. Die Trigger-Tags und das Dienstkonto
paperless-gptbleiben in Paperless-ngx stehen; du kannst sie gefahrlos löschen.
Deine Dokumente, Metadaten und der Verlauf sind davon nicht betroffen – abbestellt wird nur die KI, nicht dein Archiv.
Für Vorschläge, Chat und Index wird der Textinhalt deiner Dokumente an das Sprachmodell übertragen. Wohin, hängt vom gewählten Weg ab:
- Eigenes Sprachmodell: an den Anbieter, den du in Paperless-ngx hinterlegt hast. Was dort mit den Inhalten passiert, regelt dein Vertrag mit ihm – prüfe insbesondere Standort und Training-Ausschluss.
- Add-on „KI-Funktionen“: an die Generative APIs von Scaleway mit Rechenzentrumsstandort Paris. Die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt, die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet, und es kommt kein Konto bei einem US-Anbieter zum Einsatz.
Ohne gebuchtes Add-on geben wir keine KI-Anbindung an deine Instanz weiter; solange du selbst keine hinterlegst und der Schalter aus ist, verlässt kein Dokumentinhalt deine Instanz.
Die KI-Einstellungen tauchen in Paperless-ngx gar nicht auf. Deine Instanz läuft vermutlich noch auf Paperless-ngx 2.x. Melde dich bei support@server.camp, dann planen wir das Update.
Der Schalter ist gesetzt, aber es erscheinen keine Vorschläge. Bei eigenem Sprachmodell zuerst Modellname, API-Key und Endpunkt prüfen – ein Tippfehler im Modellnamen fällt erst beim ersten Aufruf auf. Der Endpunkt muss außerdem über das Internet erreichbar sein.
Der Chat fehlt oder findet die passenden Dokumente nicht. Ohne Embedding-Modell gibt es keinen Chat. Ist eines hinterlegt, wird der Index nachts aufgebaut: direkt nach dem Aktivieren – oder unmittelbar nach dem Hochladen neuer Dokumente – kann er noch unvollständig sein.
Die Vorschläge sind auf Englisch. Mit dem Add-on richten sie sich nach der Sprache der Dokumente, die du im Kundenportal eingestellt hast – prüfe dort zuerst. Nutzt du dein eigenes Sprachmodell, folgt Paperless-ngx der Sprache deines Benutzerkontos; stell das Konto dann auf Deutsch um.
Kommst du nicht weiter, melde dich bei support@server.camp.